Excel tiene muchas opciones cuando se trata de ordenar datos. Y una de esas opciones le permite ordenar sus datos según el color de la celda. Por ejemplo, en el siguiente conjunto de datos, puede ordenar por color para obtener los nombres de todos los estudiantes que obtuvieron un puntaje superior a 80 juntos en la parte superior y todos los estudiantes que obtuvieron menos de 35 juntos en la parte inferior. Ordenar por color en Excel - Conjunto de datos Con la función de clasificación en Excel, puede ordenar según el color de la celda. En este tutorial, le mostraré diferentes escenarios en los que puede ordenar por color y los pasos exactos que necesita para hacerlo. Tenga en cuenta que en este tutorial, he tomado ejemplos en los que estoy clasificando en base a valores numéricos. Sin embargo, estos métodos funcionan perfectamente bien incluso si tiene texto o fechas en lugar de números.

Este tutorial cubre:

Clasificación basada en un solo color

Si solo tiene un color en su conjunto de datos, puede clasificarlo fácilmente en función de él. A continuación se muestra un conjunto de datos donde todos los estudiantes que han obtenido más de 80 puntos se han resaltado en verde. Ordenar por un solo color en Excel - Dataset Aquí están los pasos para ordenar por el color de las celdas:
  1. Seleccione todo el conjunto de datos (A1: B11 en este ejemplo)
  2. Haga clic en la pestaña de datosHaga clic en la pestaña de datos en la cinta de Excel
  3. Haga clic en la opción ‘Ordenar’. Esto abrirá el cuadro de diálogo Ordenar.Haga clic en la opción Ordenar en la pestaña Datos
  4. En el cuadro de diálogo Ordenar, asegúrese de que “Mis datos tiene encabezados” esté seleccionado. En caso de que sus datos no tengan encabezados, puede mantener esta opción sin marcar.Asegúrese de que mis datos tienen encabezados seleccionados
  5. Haga clic en el menú desplegable ‘Ordenar por’ y seleccione ‘Marcas’. Esta es la columna en función de la cual queremos que se ordenen los datos.Seleccione Marcas en el menú desplegable
  6. En el menú desplegable “Ordenar”, haga clic en Color de celda.Seleccione el color de la celda del menú desplegable
  7. En el menú desplegable “Orden”, seleccione el color en función del cual desea ordenar los datos. Como solo hay un color en nuestro conjunto de datos, solo muestra un color (verde)Selecciona el color verde.
  8. En el segundo menú desplegable en Orden, seleccione Encima. Este es el lugar donde usted especifica si desea que todas las celdas de colores estén en la parte superior del conjunto de datos o en la parte inferior.Seleccione En la parte superior de la lista desplegable
  9. Haga clic en Aceptar.
Los pasos anteriores le darían un conjunto de datos como se muestra a continuación. Ordenado por color único - resultado final
Acceso directo del teclado para abrir el cuadro de diálogo Ordenar – ALT ASS (mantenga presionada la tecla ALT y luego presione las teclas ASS una por una)
Tenga en cuenta que la clasificación basada en el color solo reorganiza las celdas para reunir todas las celdas con el mismo color. El resto de las celdas quedan como están.
Este método funciona para las celdas que ha resaltado manualmente (dándole un color de fondo), así como aquellas en las que el color de la celda se debe a las reglas de formato condicional .

Clasificación basada en múltiples colores

En el ejemplo anterior, solo teníamos celdas de un color que necesitaban ser ordenadas. Y puede usar la misma metodología para ordenar cuando tiene celdas con varios colores. Por ejemplo, supongamos que tiene un conjunto de datos como se muestra a continuación donde todas las celdas donde las marcas son más de 80 están en color verde y las marcas donde menos de 35 están en color rojo.
Ordenar por múltiples colores - Conjunto de datos Y desea ordenar estos datos para que tenga todas las celdas con verde en la parte superior y todas las que tengan rojo en la parte inferior. A continuación se presentan los pasos para ordenar por múltiples colores en Excel:
  1. Seleccione todo el conjunto de datos (A1: B11 en este ejemplo)
  2. Haga clic en la pestaña Datos.
  3. Haga clic en la opción Ordenar. Esto abrirá el cuadro de diálogo Ordenar.
  4. En el cuadro de diálogo Ordenar, asegúrese de que “Mis datos tiene encabezados” esté seleccionado. En caso de que sus datos no tengan encabezados, puede mantener esta opción sin marcar.
  5. Haga clic en el menú desplegable ‘Ordenar por’ y seleccione ‘Marcas’. Esta es la columna en función de la cual queremos que se ordenen los datos.
  6. En el menú desplegable “Ordenar”, haga clic en Color de celda.
  7. En el menú desplegable “Orden”, seleccione el primer color en función del cual desea ordenar los datos. Mostrará todos los colores que hay en el conjunto de datos. Seleccione verde.Ordenar por varios colores: seleccione Verde en el menú desplegable
  8. En el segundo menú desplegable en Orden, seleccione Encima.Ordenar por múltiples colores - Seleccionar en la opción superior
  9. Haga clic en el botón Agregar nivel. Esto se hace para agregar otra condición de clasificación (como queremos ordenar en base a dos colores). Al hacer clic en este botón se agregaría otro conjunto de opciones de clasificación.Haga clic en el botón Agregar nivel
  10. Haga clic en el menú desplegable ‘Entonces por’ y seleccione ‘Marcas’Añadir nivel y luego ordenar por marcas
  11. En el menú desplegable “Ordenar”, haga clic en Color de celda.Seleccione el segundo nivel de color de clasificación
  12. En el menú desplegable “Orden”, seleccione el segundo color en función del cual desea ordenar los datos. Mostrará todos los colores que hay en el conjunto de datos. Seleccione rojo.Seleccione el color rojo para el segundo nivel de clasificación 2
  13. En el segundo menú desplegable en Orden, seleccione En la parte inferior.Seleccione En la parte inferior para la clasificación de segundo nivel
  14. Haga clic en Aceptar
Los pasos anteriores clasificarían los datos con todo el verde en la parte superior y todos los rojos en la parte inferior.
Aclaración : la clasificación por color funciona con números y con datos de texto. Puede pensar que puede lograr los resultados que se muestran arriba simplemente clasificando los datos según los valores. Si bien esto funcionará en este escenario específico, imagine que tiene una gran lista de clientes / clientes / productos que ha resaltado manualmente. En ese caso, no hay un valor numérico, pero aún puede ordenar según el color de las celdas.

Clasificación basada en el color de la fuente

Otra cosa sorprendente acerca de la clasificación en Excel es que también puede ordenar por color de fuente en las celdas. Si bien esto no es tan común como obtener datos sobre el color de las celdas, esto todavía es algo que mucha gente hace. Después de todo, solo se necesita un clic para cambiar el color de la fuente. Supongamos que tiene un conjunto de datos como se muestra a continuación y desea ordenar estos datos para reunir todas las celdas con el color rojo. Ordenar basado en el color de la fuente - conjunto de datos A continuación se muestran los pasos para ordenar por color de fuente en Excel:
  1. Seleccione todo el conjunto de datos (A1: B11 en este ejemplo)
  2. Haga clic en la pestaña de datos
  3. Haga clic en la opción Ordenar. Esto abrirá el cuadro de diálogo Ordenar.
  4. En el cuadro de diálogo Ordenar, asegúrese de que “Mis datos tiene encabezados” esté seleccionado. En caso de que sus datos no tengan encabezados, puede mantener esta opción sin marcar.
  5. Haga clic en el menú desplegable Ordenar por y seleccione ‘Marcas’. Esta es la columna en función de la cual queremos que se ordenen los datos.
  6. En el menú desplegable “Ordenar”, haga clic en Color de fuente.
  7. En el menú desplegable “Orden”, seleccione el color en función del cual desea ordenar los datos. Como solo hay un color en nuestro conjunto de datos, solo muestra un color (rojo)
  8. En el segundo menú desplegable en Orden, seleccione Encima. Este es el lugar donde usted especifica si desea que todas las celdas de colores estén en la parte superior del conjunto de datos o en la parte inferior.
  9. Haga clic en Aceptar.
Los pasos anteriores clasificarían los datos con todas las celdas con la fuente en color rojo en la parte superior.
Ordenar basado en el color de la fuente - resultado

Ordenar basado en iconos de formato condicional

El formato condicional le permite agregar una capa de iconos visuales que pueden hacer que sus datos o sus informes / paneles se vean mucho mejores y fáciles de leer. Si tiene dichos datos con iconos de formato condicional, también puede ordenar estos datos en función de los iconos Supongamos que tiene un conjunto de datos como se muestra a continuación: Ordenar basado en el icono de formato condicional - conjunto de datos A continuación se muestran los pasos para ordenar por iconos de formato condicional:
  1. Seleccione todo el conjunto de datos (A1: B11 en este ejemplo)
  2. Haga clic en la pestaña de datos
  3. Haga clic en la opción Ordenar. Esto abrirá el cuadro de diálogo Ordenar.
  4. En el cuadro de diálogo Ordenar, asegúrese de que “Mis datos tiene encabezados” esté seleccionado. En caso de que sus datos no tengan encabezados, puede mantener esta opción sin marcar.
  5. Haga clic en el menú desplegable ‘Ordenar por’ y seleccione ‘Marcas’. Esta es la columna en función de la cual queremos que se ordenen los datos.
  6. En el menú desplegable “Ordenar”, haga clic en “Icono de formato condicional”.
  7. En el menú desplegable “Orden”, seleccione el icono según el cual desea ordenar los datos. Mostrará todos los iconos que hay en el conjunto de datos. Seleccione el verde primero.
  8. En el segundo menú desplegable en Orden, seleccione Encima.
  9. Haga clic en el botón Agregar nivel. Esto se hace para agregar otra condición de clasificación (ya que queremos clasificar en base a tres iconos). Al hacer clic en este botón se agregaría otro conjunto de opciones de clasificación.
  10. Haga clic en el menú desplegable ‘Entonces por’ y seleccione ‘Marcas’
  11. En el menú desplegable “Ordenar”, haga clic en “Iconos de formato condicional”.
  12. En el menú desplegable “Orden”, seleccione el segundo icono en función del cual desea ordenar los datos. Mostrará todos los iconos que hay en el conjunto de datos. Seleccione amarillo.
  13. En el segundo menú desplegable en Orden, seleccione Encima.
  14. Haga clic en el botón Agregar nivel. Esto se hace para agregar otra condición de clasificación. Al hacer clic en este botón se agregaría otro conjunto de opciones de clasificación.
  15. Haga clic en el menú desplegable ‘Entonces por’ y seleccione ‘Marcas’
  16. En el menú desplegable “Ordenar”, haga clic en “Iconos de formato condicional”.
  17. En el menú desplegable ‘Orden’, seleccione el tercer icono en función del cual desea ordenar los datos. Mostrará todos los iconos que hay en el conjunto de datos. Seleccione rojo.
  18. En el segundo menú desplegable en Orden, seleccione Encima.
  19. Haga clic en Aceptar.
Los pasos anteriores clasificarían el conjunto de datos y le darían todos los iconos similares juntos. Ordenar basado en el icono de formato condicional - resultado
Tenga en cuenta que la clasificación seguirá el orden en que la tiene en el cuadro de diálogo de clasificación. Por ejemplo, si todos los íconos están configurados para ordenar y mostrar en la parte superior, primero se mostrarán todas las celdas con íconos verdes, ya que está en la parte superior en nuestras tres condiciones. Entonces los datos resultantes tendrían los iconos amarillos y luego los iconos rojos.

No perder el orden original de los datos

Cuando ordena los datos, pierde el orden original del conjunto de datos. En caso de que también desee conservar el conjunto de datos original, es mejor crear una copia de los datos y luego realizar la clasificación de los datos copiados. Otra técnica para asegurarse de que puede recuperar los datos originales es insertar una columna con números de fila . Una vez que haya agregado esta columna, úsela cuando ordene los datos. En caso de que necesite volver a ordenar los datos originales en una etapa posterior, puede ordenar fácilmente estos datos en base a las columnas con los números.

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