La última parte de este artículo de tres partes trata sobre la fusión de sus documentos de Word personalizados con su lista de clientes, alumnos, amigos, (exportados de  Excel) para su distribución. La primera parte explica cómo elegir selectiva mente ciertos campos para exportar a Excel y la segunda parte explica cómo personalizar, administrar y mantener esa lista de contactos en Excel. 

Paso 1: Iniciar el Asistente para combinar correspondencia

1. Abra un documento existente en Word

2. En la pestaña correspondencia, haga clic en Iniciar combinación de Correspondencia , luego seleccione paso a paso de asistente para combinar correspondencia de  en el menú desplegable. Se abre una ventana de combinación de correspondencia en el lado derecho de la pantalla.

Paso 2: Seleccione un documento de inicio

1. La primera ventana le pide que seleccione un tipo de documento: Cartas, Mensajes de correo electrónico, Sobres, Etiquetas, Directorio . Haga clic en cada opción en la lista para ver las descripciones. Para este ejercicio, elige Letras .

2. Haga clic en Siguiente para continuar, luego elija una de estas tres opciones: Usar documento actual, Comenzar desde una plantilla o Comenzar desde un documento existente. Cuando haya terminado, haga clic en Siguiente para continuar.

Paso a Paso de asistente para combinar correponndecia

Paso 3: Seleccione sus destinatarios

1. La siguiente ventana le pide que seleccione los destinatarios. Puede: Usar una lista existente, Seleccionar de Contactos de Outlook o Escribir una nueva lista. Ya que agregamos campos personalizados a nuestra base de datos y esperamos agregar más en el futuro, estamos usando una lista existente de nuestra base de datos de Excel. Haga clic en la primera opción, luego haga clic en Examinar .

2. Seleccione su base de datos en la ventana de diálogo Seleccionar origen de datos, haga clic en Abrir , luego elija la tabla correspondiente en la ventana de diálogo Seleccionar tabla, haga clic en Aceptar .

NOTA: ¿Confundido? Los archivos de Excel se abren en la Hoja1 con pestañas adicionales para la Hoja2 y la Hoja3. Excel llama a estas tablas. Cuando guardamos el archivo CSV importado en Excel (como un archivo .xlsx), Excel usó el nombre del archivo (5-15-15 Contact List.xlsx) para la primera pestaña (o tabla). Por lo tanto, elija la tabla llamada 5-15-15 Lista de contactos.

Paso 4: Insertar un bloque de dirección

1. El formato de carta tradicional incluye la fecha, la información de contacto del remitente y el destinatario, más un saludo. En nuestro ejemplo, la información de contacto del remitente está impresa en el membrete de la empresa, seguida de la fecha. Para insertar la información de contacto del destinatario, coloque el cursor dos líneas debajo de la fecha y seleccione Bloqueo de direcciones en el panel de la ventana Escriba su letra.

2. El cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones se abre con opciones sobre cómo se muestra el bloque de direcciones en este documento. Marque las casillas que correspondan y seleccione un formato de nombre de la lista. Observe que el panel de Vista previa a la derecha muestra cómo aparecerá su Bloqueo de direcciones en su carta. Si la dirección postal está marcada, pero no se muestra en el panel de vista previa a la derecha, haga clic en el botón Correlacionar campos para ayudar a Word a encontrar los campos que faltan.

Paso 5: Previsualiza tus cartas

1. Tan pronto como haga clic en Siguiente: Obtenga una vista previa de sus letras , Word muestra la primera letra combinada. Compruebe los campos personalizados para asegurarse de que se imprimen correctamente y en la ubicación correcta.

2. Si desea ver un registro / destinatario específico, haga clic en Buscar un destinatario , luego ingrese los criterios de búsqueda en el cuadro de búsqueda, o haga clic en las flechas dobles hasta que encuentre el registro correcto.

3. Si hay un error en cualquiera de los campos combinados, haga clic en Editar lista de destinatarios y edite la base de datos al instante.

Paso 6: Completa la fusión

1. Para completar la combinación, seleccione Imprimir . Elija Todos , Registro actual o un rango de registros, y luego haga clic en Aceptar .

2. También puede seleccionar Editar letras individuales y fusionar todos los registros, el Registro actual o un rango de registros en un archivo nuevo, luego examinar las letras individuales y hacer los cambios correspondientes.

3. Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar ; luego imprimir las letras.

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